12 steg som strukturerar upp jobb och privatliv

 In Företag, Life & Biz as a photographer

Känslan när man gjort allt på To Do listan!

Man är liksom lite lycklig, lite euforisk och jag går runt med ett nöjt leende på läpparna när jag ser alla de där rutorna ifyllda med min röda penna. Rödmarkerade för att de är klara.
Den känslan!

Jag har en låååång att göra-lista. Så lång att det känns som om den aldrig tar slut.
För några år sedan hade jag ingen struktur, ingen ordning. Ingen organisation och ärligt talat så föll en hel del grejer mellan stolarna. Det är lätt att känna sig överväldigad och man vet inte ens i vilken ände man ska börja ens.

Det brukade oftast sluta med att jag gjorde allt i absolut sista sekunden eftersom jag bara fokuserade på att släcka bränder, att lösa de uppgifterna som helst skulle gjorts igår och stressnivån var skyhög.
Tills jag insåg att om jag ska driva ett hållbart företag måste jag organisera mig.

Vad behöver jag göra, när, hur, hur lång tid tar det, vad behöver jag göra innan och efter?

Jag har provat flera sätt att organisera upp saker och ting, men jag lyckades aldrig hitta just det där som jag behövde.
Så en dag så satte jag mig helt enkelt ner med papper och penna, jag skrev ner de problem jag hade, identifierade frågor och försökte lösa problemen på olika sätt.

Det finns ingen universallösning som funkar för precis alla företag eller allas privatliv, men här vill jag dela med mig av mina bästa tips på hur just jag gjorde för att få struktur, både i jobbet/företaget och privat:

12 steg till att strukturera upp företag/jobb/privatliv:

1 Börja med att skriv ner allt du gör. Jag började skriva upp vartenda moment direkt på morgonen, allt ifrån frukost, klä på mig, sminka mig. Varenda liten grej just för att få en översikt, att få koll på mina dagliga rutiner både privat och i företaget.

2 Ta tid på varenda liten grej du gör. Har du olika saker att göra olika dagar, se till att mäta hur lång tid alla arbetsmoment tar. Nu vet jag exakt hur lång tid det tar för mig att sminka mig, att redigera en bild, att fakturera etc. När du vet hur lång tid allt tar kan du lättare planera in både alla uppgifter i ditt jobb och även planera in tid för privatlivet, både roliga sociala grejer som att handla mat eller köra ungarna till fotbollen.

3 Gör ett workflow-schema, gärna så detaljerat som möjligt och i kronologisk ordning. Till en början föreslår jag att du gör det på papper, sen när du kommer in i det så finns det flera bra appar för detta. Du kan ha flera workflow-scheman för olika saker. Jag har olika workflow för när jag fotograferar bröllop och för att fotografera företagsporträtt. De är helt olika kunder med olika behov och därmed olika moment. Att ha ett workflow-schema är som att ha ett recept för olika maträtter, där står det vad du ska göra, hur, vad du behöver, hur lång tid det ska koka etc. När du har gjort den rätten tillräckligt många gånger kan du den utantill och det är så med workflow-scheman också, efter ett tag har du fått in det i ryggmärgen.

4 Kolla på tiderna du skrivit upp på de olika momenten (se steg 2), skriv in i schemat hur lång tid varje moment bör ta. Glöm inte att räkna med exempelvis transportsträcka och sånt smått som man inte tänker på men som ändå tar lite tid. Självklart kan det variera lite beroende på omfattning och situation, men skriv ner en ungefärlig snitt-tid.

5 Gör sedan en lista på allt du har att göra nu. Allt. Precis varenda grej. Du kan skriva ner allt du har att göra på jobbet, telefonsamtal du måste ringa, att du måste boka in rörmokaren, köpa planteringsjord, skicka offerter etc.

6 Ta ett nytt papper och rita upp flera kolumner. Räcker inte pappret till så ta ett papper till. Skriv ner olika kategorier, en i varje kolumn. Jag som är fotograf har t.e.x. Redigering, Fakturering, Produkter etc. sedan har jag också Bråttom, Planera in, Borde, Drömmar. För jag har framtidsplaner jag vill påminnas om ofta. Eftersom jag är egenföretagare flyter ofta saker ihop så jag har också privata saker som barnens aktiviteter, fikadejt med en kompis, och också sysslor i hemmet har en egen kategori.

7 Skriv nu in allt från din att göra-lista i respektive kategori. Du behöver inte skriva fint eller i den ordning saker ska göras, utan nu gäller det bara att sortera in allt i olika kategorier så du får en överblick över vad som behövs göras och du kommer att prioritera de olika uppgifterna senare.

8 Sedan gör du en långsiktig planering. Jag kallar det här för min tomteverkstad eftersom alla momenten ska rulla som på räls, allt ska flyta på utan större avbrott och utan någon onödig stress. Eftersom jag gillar papper och penna så har jag min analoga kalender (en bullet journal, men mer om det i ett annat inlägg). Jag gillar att ha den uppslagen bredvid mig när jag jobbar för då får jag större överblick över vad jag gjort, vad jag ska göra nu och hur jag ska planera in den närmaste tiden.
Om jag vet de exakta momenten i ett jobb och hur lång tid de tar, då kan jag också lägga ut alla arbetsmomenten i en tidslinje och kan lättare matcha ihop flera jobb samtidigt, som en dragkedja. Så när ett moment i ena jobbet är klart och jag kanske väntar på feedback från en kund, då schemalägger jag att nästa moment ska påbörjas efter tre dagar eller tre veckor, och under tiden jobbar jag med andra moment i andra jobb. Precis som när man drar igen en dragkedja.

9 Nästa steg är att sätta ut allt på din att göra-lista i din kalender. Börja med sådant du har en fast tid för, exempelvis att du betalar räkningarna den 28 varje månad. Då står det i din kalender varje månad den 28 att nu är det dags att betala räkningar. Eller att du ska fakturera den 10 varje månad. I min kalender har jag avsatt varje fredag förmiddag till bokföring. Det är så tråkigt så att klockorna stannar, men när man är klar med det så är det nästan helg!
Om jag vet att jag har ett visst leveransdatum för något så skriver jag upp det i kalendern, för annars är det så lätt hänt att jag glömmer bort det eller att det kommer något emellan.

10 Nu är det dags att planera upp den kommande veckan. Nu är det dags att börja prioritera vad som är superbråttom, bråttom, bra om det blir klart i veckan etc. Jag skriver en lös planering för veckan, exempelvis om jag har tio redigeringsjobb, då skriver jag redigering på torsdag mellan kl 8-10, och på torsdag morgon så tar jag det redigeringsjobbet som står på tur. Jag brukar lägga in det först som jag vet tar mest energi, det som jag drar mig lite för, på morgonen. Så får jag göra roliga saker efter lunch, för då är jag lite tröttare och har lättare för att hitta på dåliga ursäkter så jag slipper göra något jag tycker är lite tråkigt.
Rutinmässiga saker ska också in i veckoplaneringen.
Exempelvis att jag tränar varje morgon, jag skriver upp det varje dag och kryssar för det när det är klart. När jag kommer hem äter jag frukost och läser mina mail. Rutiner är superviktigt i att strukturera upp både sig själv och sitt företag.

11 Till sist planerar du upp kommande dag. Ibland gör jag det på kvällen innan och ibland gör jag det direkt på morgonen. Jag har avsatt en kvart till att planera dagen, så den kvarten kan jag ta det sista jag gör dagen innan eller på morgonen den dag det gäller.
Nu detaljplanerar jag vad jag ska göra under dagen. Oftast skriver jag inte någon exakt tid när saker ska göras utan jag skriver dem i kronologisk ordning. Jag sitter ofta hemma och jobbar så då skriver jag också in om jag behöver lägga in en tvätt etc. Om jag har mycket att göra så skriver jag även klockslag, och jag sätter då alarm på alla olika moment under dagen, så alarmet på min telefon berättar att nu är det dags att packa ihop och åka till en kund, eller nu är det lunch etc.

MEN… Det är alldeles för lätt att fylla på med för många uppgifter på en dag, så titta på din lista med hur lång tid olika moment tar och designa din dag så den går ihop tidsmässigt. Du kommer bara känna dig misslyckad om du skrivit upp för många uppgifter och inte hinner med allt du tänkt dig, så planera din dag realistiskt!

Jag brukar planera in max tre större uppgifter och resten mindre uppgifter. Om jag får tid över så kan jag alltid gå till den stora att göra-listan med alla kategorier och välja ut fler uppgifter att slutföra.

12 Bonustips, gör en liten ruta framför uppgiften så att när du är klar med den så får du markera i rutan att den är gjord! Och det är som en slags belöning, att se de där röda rutorna fyllas på. Det motiverar mig dessutom att göra fler uppgifter, bara för att få markera att den är klar! För man känner sig så jäkla duktig när man är färdig med en grej, spelar ingen roll hur stor eller liten uppgiften är!

Som ett exempel så såg min planering för igår ut såhär;

06.05 Åka och träna
08.15 Hemma packa om inför möte
Kolla mailen (30 min)
9.00 -10.00 Möte
10.30 Hämta grejer i studion (20 min)
11.15 Möta florist och modell för en produktfotografering Ulriksdals slott
11.45 – 14.00 Fotografera
14.00 Klar med fotografering och åka hemåt (40 min)
14.45 Ärenden i centrum;
Hämta paket på posten (15 min)
Köpa ramar (15 min)
Köpa häftklamrar (10 min)
Köpa maskindiskmedel ( 5 min)
Fylla på olja i bilen (5 min)
Tanka (10 min)
16.00 Hemma igen
Importera bilderna från dagens fotografering (30 min)
Organisera och sortera bilderna (30 min)

Efter att min arbetsdag är slut så brukar jag skriva upp saker som ska göras hemma. Jag skriver upp så mycket jag kan på min dagliga lista, dels för att få koll på allt och dels för att när jag är klar med en uppgift (och det här är min favorit) kan sätta en liten markering framför uppgiften att den är klar, hurra!

Det bästa av allt är också att jag har inte bara mer struktur i både företaget och privatlivet, jag har också frigjort massor av tid, den tid som förut gick åt att göra ett moment, tappa bort mig och behöva göra om det. Eller missa något så jag måste börja om från början. Nu har jag mer tid till familj, vänner, läsa en bok…

Recommended Posts
Comments
  • Bodil Behrnsten
    Svara

    Wow. I’m impressed. Great work!

Leave a Comment

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

Kontakta mig